Vergaderzalen ingericht voor Microsoft Teams Rooms zijn waardevol, maar de praktijk is weerbarstig: externe gasten werken met Zoom, een klant belt via Google Meet en een collega start een ad-hocoverleg in een nog niet geboekte ruimte. Met Wireless BYOD voor ClickShare Hub speelt Barco in op die alledaagse realiteit, zonder dat IT-afdelingen de infrastructuur opnieuw hoeven in te richten.
De ClickShare Hub werd vorig jaar op InfoComm 2025 geïntroduceerd als een van de eerste modulaire roomsystemen gebouwd op het Microsoft Devices Ecosystem Platform (MDEP). Het apparaat werd ontwikkeld voor organisaties die hun vergaderinfrastructuur willen standaardiseren op Microsoft Teams Rooms, met gecertificeerde bundles in samenwerking met partners als Logitech, Sennheiser en Huddly.
De kracht van een Teams Room is tegelijk ook de beperking: de ruimte functioneert optimaal als alles via Microsoft Teams verloopt. Op het moment dat iemand een Zoom-call wil starten, een Webex-vergadering heeft gepland of een externe gast de meeting moet hosten vanuit zijn eigen laptop, loopt de gebruiker al snel tegen de grenzen aan. Er is weliswaar een workaround beschikbaar binnen Microsoft Teams Rooms, maar die is complex en beperkt, zeker als het gaat om het delen van content.
Met de introductie van Wireless BYOD wil Barco dat pijnpunt wegnemen. Medewerkers en gasten pluggen simpelweg de volgende generatie ClickShare Button in hun laptop en maken automatisch verbinding met het scherm, de camera, de microfoon en de speakers van de ruimte. Vervolgens starten ze de meeting van hun eigen laptop, via welk platform dan ook.
Geen gedoe, wel de kwaliteit van de ruimte
“Het laatste wat we willen is dat mensen moeten nadenken over kabels of instellingen op het moment dat ze de ruimte binnenlopen,” zegt Elizabeth Callens, die bij Barco verantwoordelijk is voor de productlijn. Ze beschrijft het als een typische ClickShare-aanpak: eenvoud als vertrekpunt, de technologie op de achtergrond.
Foto: Tim Luyten
Volgens Callens onderscheidt die benadering Wireless BYOD van vergelijkbare oplossingen op de markt. Er bestaan al producten die een soortgelijke functionaliteit bieden, maar de gebruikerservaring is vaak merkbaar complexer. Barco koos bewust voor een aanpak waarbij de gebruiker geen keuze hoeft te maken en geen modus hoeft te selecteren. De ClickShare Button detecteert automatisch of er een Zoom-call, een Google Meet-vergadering of een andere sessie gestart wordt en zorgt dat de ruimteapparatuur beschikbaar komt.
Dat is relevant voor drie veel voorkomende situaties. De eerste is de platformmismatch: een interne Teams-omgeving die een externe partij ontvangt die werkt met Zoom of Webex. De tweede is de ongeplande vergadering: een ruimte die nog niet geboekt is maar wel vrij staat, waardoor het control panel de meeting niet automatisch oppikt. De derde is de externe gast die simpelweg niet op de bedrijfstenant staat en daardoor geen gebruik kan maken van de standaard Teams Rooms-integratie.
MSP’s: minder tickets, meer standaardisatie
Voor IT-managers en MSP’s die vergaderinfrastructuur beheren en ondersteunen, is Wireless BYOD interessant om een andere reden dan alleen gebruiksvriendelijkheid. De functie is te activeren zonder aanpassingen aan de bestaande ruimteconfiguratie, zonder extra bekabeling en zonder dat eindgebruikers nieuwe hardware nodig hebben, behalve de ClickShare Button die binnen bestaande ClickShare-omgevingen al wordt gebruikt.
Dat maakt de businesscase overzichtelijk. Organisaties die al geïnvesteerd hebben in een Microsoft Teams Rooms-infrastructuur en de bijbehorende ClickShare Hub hoeven niet opnieuw te investeren in hardware om hun ruimtes flexibeler te maken. Een software-update is voldoende.
Voor MSP’s vertaalt dat zich naar minder urgente tickets rondom vergaderruimtes. Situaties die voorheen leidden tot noodoplossingen, frustratie bij eindgebruikers of spoedverzoeken aan de helpdesk, kunnen met Wireless BYOD grotendeels worden voorkomen. De ruimte werkt gewoon, ongeacht wie er zit en via welk platform de meeting loopt.
Samenwerking met Microsoft
De stap om het platform open te trekken voor andere videoconferencingdiensten is niet zonder risico, erkent Callens. Barco heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in de relatie met Microsoft en het is niet vanzelfsprekend om dan een feature te introduceren die het gebruik van concurrerende platforms faciliteert.
Barco heeft dat risico bewust gemanaged. “We hebben vanaf het begin met de juiste mensen binnen Microsoft aan tafel gezeten,” zegt Callens. Volgens haar is Microsoft zich bewust van dit pijnpunt: in de dagelijkse hybride werkpraktijk is BYOD nog steeds een reëel gegeven, en dat gegeven verdwijnt niet door het te negeren. Het resultaat is volgens Barco een samenwerking in plaats van spanning, waarbij Microsoft de aanpak actief ondersteunde.
Dat is ook logisch vanuit een marktperspectief. Voor bedrijven die overwegen te migreren naar een Microsoft Teams Rooms-omgeving is de flexibiliteitsvraag vaak een expliciete voorwaarde. Kunnen we onze externe partners ook ontvangen? Kunnen medewerkers die op Zoom werken ook gewoon in de ruimte zitten? Als die vragen ontkennend worden beantwoord, remt dat de adoptie van Teams Rooms. Wireless BYOD neemt die drempel weg.
Een positie tussen standaardisatie en flexibiliteit
Met ClickShare Hub positioneert Barco zich op het snijvlak van twee krachten die IT-beslissers dagelijks tegenkomen: de behoefte aan standaardisatie, terwijl de praktijk vaak om flexibiliteit vraagt. Teams Rooms levert de consistentie en de beheersbaarheid. Wireless BYOD moet die flexibiliteit mogelijk maken.
“We blijven inzetten op onze roots: de ClickShare Button, de eenvoud, de one-click ervaring,” zegt Callens. Tegelijk bouwt Barco met de Hub aan een bredere propositie die aansluit bij de realiteit van hybride werken, waarbij organisaties zelden volledig gestandaardiseerd zijn op één platform.
