Cloud computing veranderde de manier waarop we met IT omgaan ingrijpend. Vooral het feit dat ook het mkb nu kan beschikken over een ‘eindeloze’ hoeveelheid opslag is een game changer. Samenwerken met een IT-dienstverlener vergroot de kans op succes. Dat geldt zeker voor cloudopslag.
Niet alleen particuliere gebruikers vertrouwen op oplossingen uit de cloud. Die slaan al langere tijd gegevens op in omgevingen voor cloud-opslag, zoals Dropbox, Google Drive of Apple’s iCloud. Maar ook voor zakelijke gebruikers is opslag in de cloud een interessante propositie. Dat geldt zeker voor het midden- en kleinbedrijf.
Services voor cloudopslag steeds populairder
Cloudopslag is een vorm van gegevensopslag waarbij data op externe servers via internet worden bewaard. Een van de belangrijkste voordelen van cloudopslag is dat gebruikers bestanden kunnen opslaan en openen vanaf bijna elke plek op aarde. Je hebt alleen een internetverbinding nodig om snel en eenvoudig toegang tot je gegevens te krijgen. Cloud-storage elimineert daarnaast de noodzaak van harde schijven voor back-up.
Meer capaciteit, zonder harde schijf die crasht
Niet lang geleden was de keus voor cloud er niet. We sloegen data op de harde schijf of server op. Dit bracht risico’s met zich mee, en ondernemingen die nu aarzelen over een overstap naar de cloud, lijken die nogal eens te zijn vergeten. Een harde schijf kan crashen, een server kan downtime hebben – en het is bekend dat je data niet altijd even eenvoudig van een harde schijf kunt wissen, als dat nodig is. Laten we daarom eerst de voordelen van cloudopslag op een rij zetten.
De voordelen van cloudopslag voor het mkb
-
-
-
Lagere kosten
Je maakt ‘in de cloud’ minder hoge IT-kosten doordat je de traditionele infrastructuur niet hoeft te onderhouden. Je hebt geen kosten meer aan het beheer van de omgeving. En je hoeft geen hardware en software aan te schaffen. De enige uitgave die je bij cloudopslag doet, is het storage-abonnement.
-
Goede disaster-recovery
Hoe groot of klein jouw bedrijf ook is, bedrijfscontinuïteit is een must. In de cloud worden alle applicaties en data zo opgeslagen dat ze altijd en voor elke medewerker op elk moment te benaderen zijn.
-
Stabiel
Werken in de cloud brengt zekerheid met zich mee, er wordt namelijk redundant gewerkt. Redundantie betekent feitelijk dubbel uitgevoerd. Met andere woorden, wanneer er redundant gewerkt wordt (door de cloud-hosting partij), worden er componenten dubbel uitgevoerd waardoor je geen last ondervindt als er iets uitvalt. Jij hoeft hier zelf niets voor te doen, dit is iets wat door het cloud-hosting bedrijf geregeld wordt.
-
Schaalbaar
Het werken met de cloud is heel schaalbaar. Je kunt eenvoudig extra medewerkers toegang geven tot data, diensten en opslagruimte en wanneer dit niet meer nodig is kun je dit ook weer eenvoudig terugschalen.
-
Betalen naar gebruik
Je weet vooraf welke services je afneemt en wat de kosten zijn van, bijvoorbeeld, cloudopslag-ruimte. Zo kun je de vaste kosten gemakkelijk opnemen in de begroting. Je hebt geen dure specialisten of licenties nodig en ook (veiligheids-)updates worden automatisch doorgevoerd.
-
Backup in de cloud
Bestanden in de cloud zijn altijd en overal beschikbaar. In tegenstelling tot een externe harde schijf of usb stick, kan deze opslag niet beschadigd raken. Daarom kiezen veel bedrijven voor een backup in de cloud. (Zie ook het kader over backup).
-
-
Back-up versus synchroniseren
Als je naar cloudopslag kijkt, vind je services die alleen een back-up van de bestanden maken en andere die de inhoud van de computer synchroniseren met die in de cloud. Als je ervoor kiest om de bestanden in de cloud te synchroniseren, wordt er een back-up gemaakt terwijl je aan het bestand werkt. De cloudopslag is een replica van alle harde schijfbestanden die zijn geselecteerd voor synchronisatie. Als je wijzigingen aanbrengt in de bestanden, worden die automatisch aangebracht in de bestanden die in de cloud zijn opgeslagen.
Mkb loopt niet voorop bij adoptie cloud-opslag
Wie dit leest denkt: we omarmen de cloud massaal en het mkb heeft geen stoffige serverruimte meer nodig. Dat valt tegen, blijkt uit onderzoek van Amazon Web Services, uitgevoerd door GfK. 85 procent van het Nederlandse mkb bevindt zich eigenlijk nog steeds in het proces van transformatie naar de cloud.
Meer dan driekwart van de mkb’ers is volgens het onderzoek wel van mening dat de cloud een essentiële tool is voor een moderne bedrijfsvoering. Toch zien de ondernemers het potentieel van de cloud niet volledig of benutten dat niet genoeg.
Zo wordt cloud computing gezien als een IT-oplossing en niet als een strategische zakelijke beslissing. Dat klinkt ingewikkelder dan het is: overstappen naar de cloud, bijvoorbeeld met ondersteuning van een IT-dienstverlener, betekent dat expertise op het gebied van IT niet meer nodig is binnen de organisatie. Dat scheelt ondernemers veel tijd en geld. Zo bezien lost cloud niet alleen ‘pure’ IT-problemen op. Zo zijn er meer vragen die mkb-ondernemers hebben bij het omarmen van cloudopslag.
3 Nijpende vragen over cloudopslag
-
-
-
1 – Waar staan mijn data?
Cloudproviders maken afspraken over welke gegevens waar mogen staan. Inmiddels zijn de meeste hyperscalers (Google, AWS, Azure, etc) transparant over die afspraken. Ze moeten wel, omdat internationale wetgeving in bepaalde gevallen voorschrijft dat gegevens niet buiten de EU opgeslagen mogen worden. Maar als je heel concreet wilt weten waar jouw data staan, dan kun terecht bij een van de vele lokale IT-partners. De serverruimtes van deze IT-dienstverleners zijn vaak zelfs te bezoeken, zodat de apparatuur met data heel concreet zichtbaar wordt. Jouw IT-dienstverlener kan je advies op maat geven!
-
2 – Heeft cloud-opslag gevolgen als het gaat om AVG?
Ja en nee. Natuurlijk moet de provider van cloudopslag datalekken voorkomen. Maar voor de AVG ben je zelf nog steeds verantwoordelijk voor het borgen van de veiligheid. Daar verandert cloudopslag dus niets aan.
-
3 – Hoe veilig is cloudopslag eigenlijk?
Zorgen om privacy en beveiliging weerhouden mkb-bedrijven van de overstap naar cloudgebaseerde dataopslag. Ten onrechte. Het beveiligen van een eigen IT-omgeving is voor veel ondernemingen veel lastiger dan de beveiliging die een cloudaanbieder kan leveren. Vergeet daarbij overigens niet dat gebruikers doorgaans de zwakke schakel zijn in elke beveiliging. En die gebruikers verhuizen niet mee naar de cloud. Wel kan de cloud in geval van een incident zorgen voor de nodige disaster recovery, doordat daar de back-ups staan.
-
-
Zijn er dan helemaal geen nadelen aan cloud-opslag?
Eerlijk is eerlijk: opslag in de cloud brengt ook nadelen met zich mee. Als je werkt in de cloud, ben je afhankelijk van twee externe factoren: de netwerkverbinding en de leverancier van de opslagdienst. Die leverancier kan een grote internationale partij zijn (zoals Google), maar ook jouw lokale IT-dienstverlener.
Netwerkverbinding
Alles valt en staat met een goede netwerkverbinding, want zonder internet functioneert de cloud niet. Valt de verbinding weg door een internetstoring of neemt de snelheid (bandbreedte en reactiesnelheid) af? Dan heeft het direct impact op je werkzaamheden. Daar staat tegenover dat zonder internet veel ondernemingen sowieso al (zo goed als) stilvallen.
De leverancier
Naast de verbinding ben je ook afhankelijk van de cloudleverancier. Technische problemen zijn vaak niet zelfstandig op te lossen zoals bij lokale systemen (de servers in de eigen netwerkkast). In plaats daarvan kun je enkel een klacht indienen, wachten en hopen dat de leverancier het probleem zo snel mogelijk verhelpt. Om dat te voorkomen is de IT-dienstverlener die je vertrouwt en goed kent zo belangrijk. Met hem is het, eventueel 24/7, snel en persoonlijk schakelen. Dat geldt zeker als deze service provider zelf een datacenter heeft en jouw data daar staan.
Het belang van de IT-partner voor mkb-ondernemingen
Het is duidelijk: cloudopslag kent veel voordelen, maar een overstap naar de cloud kan voor onzekerheid zorgen. Gelukkig is er externe ondersteuning die kan helpen bij het uitrollen en uitvoeren van de overstap naar cloudopslag. De meeste mkb’s realiseren zich dat het belangrijk is er een externe IT-partner bij te betrekken. 72 procent van de mkb’s die projecten uitvoeren betrekt een externe IT-partner bij de implementatie, blijkt uit het eerder genoemde onderzoek van GfK. Mkb’s die van plan zijn de komende twee jaar te starten, zullen waarschijnlijk drie op de vier keer een IT-partner inschakelen.
