De manier waarop we werken is blijvend veranderd. Hybride werken is niet langer een uitzondering, maar de norm. Dat vraagt niet alleen om andere manieren van samenwerken, maar ook om een fundamenteel nieuwe kijk op vergaderen. Veel vergaderruimtes zien er nog steeds uit zoals tien jaar geleden. Hoe kan dat beter?
Volgens het Gensler Research Institute is inmiddels 71 procent van de vergaderingen bij de meest innovatieve bedrijven hybride. Daarnaast werkt 88 procent van de medewerkers samen over meerdere tijdzones heen. Van dagelijkse stand-ups tot internationale brainstormsessies: hybride werken draait niet alleen om remote connectiviteit, maar vooral om flexibiliteit.
Van uniformiteit naar flexibiliteit
Veel organisaties kennen nog altijd maar één type vergaderruimte. Deze wordt zowel voor creatieve sprints als formele besluitvorming gebruikt. Geen wonder dat hybride vergaderingen soms inefficiënt of afstandelijk aanvoelen. Het antwoord ligt in maatwerk: vergaderruimtes die zijn ontworpen rond mensen in plaats van protocollen.
Onderzoek van WORKTECH Academy, gebaseerd op academisch werk van Cameron & Quinn (University of Michigan) en Willem Standaert (Université de Liège), onderscheidt vier basistypen vergaderingen. Voor IT-dienstverleners biedt dit een praktisch kader om eindklanten te helpen bij het ontwerpen van ruimtes en het selecteren van technologie die past bij hun vergadercultuur.
Vier typen meetings
- Collaborative meetings – doing things together
Deze vergaderingen zijn geworteld in een ‘clan’-cultuur, waarin openheid, vertrouwen en teambinding centraal staan. Ze vinden vaak plaats in open of flexibele ruimtes, zoals breakout- of huddle-ruimtes. Uit onderzoek blijkt dat 59 procent van medewerkers energie haalt uit samenwerken, maar juist jongere generaties voelen zich in hybride meetings vaak buitengesloten. Gen Z en Millennials krijgen tot drie keer minder vaak spreektijd dan oudere collega’s.
Voor jou als IT-partner betekent dit dat inclusieve AV-oplossingen cruciaal zijn: camera’s en microfoons die met AI automatisch sprekers volgen en iedereen in beeld brengen, maar ook platforms die het delen van content vanaf elk device (BYOD) eenvoudig maken. Zo zorg je dat digitale deelnemers niet tweederangs zijn, maar gelijkwaardig meedoen.
- Creative meetings – doing things first
Creatieve vergaderingen draaien om innovatie, snelheid en spontane ideeënuitwisseling. Denk aan hackathons, innovatiesessies of cross-functionele brainstorms. Hier spelen audio en visuele samenwerking een sleutelrol. In fysieke ruimtes helpen spatial audio en non-verbale cues deelnemers om mee te bewegen in de flow, maar online deelnemers missen die vaak. Hoogwaardige microfoons, slimme speakers en digitale whiteboards zijn daarom onmisbaar.
Platforms die chat en polls integreren, verlagen de drempel voor remote deelnemers om input te geven zonder de flow te verstoren. Voor IT-dienstverleners ligt hier de kans om samen met klanten een hybride creatieve setting te bouwen die écht inclusief is: met multi-screen-opstellingen, eenvoudige contentdeling en digitale tools zoals Miro of Mural die innovatie faciliteren.
- Competitive meetings – doing things fast
Dit zijn resultaatgedreven vergaderingen met een strakke agenda: pitches, salesoverleg of besluitvorming onder tijdsdruk. Ze zijn sterk gericht op snelheid en data. Uit onderzoek blijkt dat zulke omgevingen vaak top-down worden geleid en dat er weinig ruimte is voor alternatieve meningen. Technologie speelt hier de rol van versneller: snelle toegang tot data, real-time dashboards en AI-samenvattingen van besluiten zorgen dat de vaart erin blijft.
Als IT-dienstverlener kun je eindklanten ondersteunen met oplossingen die rapportages en data-presentaties direct vanuit BYOD in de meeting brengen, zodat wisselen van spreker of onderwerp geen tijd kost. Maar pas op voor valkuilen: hiërarchie wordt in dit type meetings vaak versterkt, waardoor remote deelnemers geneigd zijn minder bij te dragen. Slimme tools die actieve deelname stimuleren, kunnen dat effect deels opvangen.
- Controlled meetings – doing things right
Deze vergaderingen zijn hiërarchisch, formeel en gestructureerd. Het draait om processen, verantwoording en voorspelbaarheid. Denk aan projectstatusmeetings, compliance-besprekingen of kwartaalreviews. Data laat zien dat een klein deel van de medewerkers (de ‘power users’) een groot deel van dit type vergaderingen leidt – vaak de senior managers. In grotere groepen krijgt de meest invloedrijke persoon ongeveer de helft van de spreektijd, terwijl de rest verdeeld wordt over de overige deelnemers.
Technologie ondersteunt hier vooral de structuur: vaste opstellingen met geïntegreerde AV, duidelijke agenda’s en documentatie op persoonlijke devices. Tools zoals polling, AI-samenvattingen en formele meetingplatforms (bijvoorbeeld Teams Rooms) zorgen dat iedereen op de hoogte blijft, zonder dat de hiërarchie wordt doorbroken. Hier zijn betrouwbaarheid en consistentie belangrijker dan flexibiliteit.
Technologie dient de mens
In succesvolle vergaderingen staat technologie niet op de voorgrond, maar ondersteunt op een bijna onzichtbare manier. Intuïtieve tools die platformonafhankelijk werken en soepel aansluiten op de vier meetingvormen zijn hierbij essentieel. BYOD-technologie speelt een sleutelrol, omdat het deelnemers de vrijheid geeft om hun eigen laptop of device te gebruiken. Dit vermindert frictie en maakt deelname laagdrempelig.
Daarnaast zijn AI-functies in rap tempo standaard aan het worden. Denk aan automatische camerafocus, verbeterde spraakhelderheid of AI-samenvattingen die direct na afloop de belangrijkste besluiten en actiepunten verspreiden. Voor IT-dienstverleners biedt dit nieuwe mogelijkheden om klanten niet alleen hardware en software te leveren, maar ook mee te denken over werkprocessen en adoptie.
Kans voor het kanaal
De toekomst van vergaderen draait niet om méér technologie, maar om betere ervaringen. Bedrijven die hun vergaderomgevingen bewust inrichten, zien dat terug in grotere betrokkenheid, snellere besluitvorming en sterkere samenwerking. De IT-partner is niet alleen de technische leverancier, maar ook de strategische adviseur die helpt om hybride werken naar een hoger niveau te tillen.
Door samen met klanten te kijken naar de vier meetingvormen en daarbij passende oplossingen te bieden, kun je je onderscheiden in een markt waarin hybride werken blijvend is. Het gesprek gaat dan niet meer over devices of licenties, maar over productiviteit, inclusiviteit en cultuur – thema’s die voor directies steeds belangrijker worden.
Over Barco ClickShare
ClickShare is een draadloos samenwerkingssysteem dat laptops en andere devices koppelt aan displays en AV-apparatuur in vergaderruimtes. Het ondersteunt het principe van BYOD en maakt het eenvoudig om content te delen of deel te nemen aan een videocall zonder extra kabels of adapters. Het systeem is platformonafhankelijk en kan worden geïntegreerd met bestaande videoconferencingdiensten en room setups.
Meer weten over het onderzoek? Download het rapport hier.
