Als IT-dienstverlener is het inrichten van (remote) werkplekken een veelvoorkomende taak. Je streeft ernaar om voor elke gebruiker een veilige en productieve werkomgeving te creëren. Liefst voor elke gebruiker de best passende. Maar maatwerk bij werkplekautomatisering is tijdrovend en kostbaar. De oplossing: maak voor verschillende typen medewerkers persona’s.
Wat is een persona?
Wat zijn de voordelen van persona’s voor werkplekinrichting?
Persona’s voor werkplekautomatisering: zo pak je dat aan
Hoeveel persona’s maak je?
Voorbeeld persona’s
Conclusie
In dit artikel bespreken we de voordelen van het gebruik van persona’s voor werkplekautomatisering. Ook geven we je praktische tips geven over hoe je persona’s opstelt en inzet. Ook benieuwd naar deze nieuwe tactiek voor ondernemende IT-dienstverleners zoals jij?
Wat is een persona?
Een persona is een verpersoonlijking van een groep medewerkers. Het begrip komt uit de marketing, waarbij groepen klanten worden voorgesteld als een fictief persoon, compleet met naam en beschrijving.
In werkplekautomatisering kun je ook gebruik maken van persona’s. Sommige functies zijn hetzelfde of lijken heel veel op elkaar, waardoor de inrichting van de werkplek logischerwijs hetzelfde kan zijn.
Wat zijn de voordelen voor werkplekinrichting?
- Inzicht in en begrip van gebruikersbehoeften
Persona’s stellen jou als IT-dienstverlener in staat om een diepgaand inzicht te krijgen in de specifieke behoeften en doelen van verschillende categorieën werknemers. Door persona’s te gebruiken, krijg je een beter begrip van hun werkprocessen, technische vaardigheden, communicatievoorkeuren, wensen rondom het locatie-onafhankelijk werken en andere relevante factoren. - Aangepaste oplossingen
Met persona’s als referentiepunt, bied je werkplekautomatisering op maat. In plaats van generieke oplossingen, die mogelijk niet aansluiten bij de behoeften van individuele gebruikers, helpen persona’s bij het identificeren van specifieke tools, applicaties en configuraties die de productiviteit en tevredenheid van werknemers verbeteren. - Verbeterde gebruikerservaring
Door de werkplekautomatisering af te stemmen op de behoeften van werknemers, verbeteren IT-dienstverleners de gebruikerservaring aanzienlijk. Werknemers krijgen toegang tot de juiste tools en informatie die ze nodig hebben om hun taken efficiënt uit te voeren. Dit resulteert in hogere tevredenheid en productiviteit. - Gerichte en klantvriendelijke support
Persona’s bieden ook waardevolle informatie aan het supportteam. Door de specifieke technische vaardigheden en behoeften van de verschillende werknemers te kennen, is jouw supportteam in staat om gerichter hulp te bieden en sneller problemen op te lossen. Dit vermindert de frustratie bij werknemers van jouw opdrachtgevers en zorgt voor een betere, meer klantgerichte IT-ondersteuning.
Hoe pak je het opstellen van persona’s voor werkplekautomatisering aan?
Aan de hand van onderstaande vijf stappen leggen we je uit hoe je als IT-dienstverlener het opstellen van persona’s aanpakt.
- Stel een projectteam samen
Formuleer een intern team om je te helpen met deze klus. Het team kan bestaan uit vertegenwoordigers van verschillende disciplines, zoals een consultant, helpdeskmedewerker, accountmanager en een administratief medewerker. Door de diverse expertises en perspectieven samen te brengen, creëer je meer holistische persona’s. Dat betekent dat je rekening houdt met verschillende aspecten rondom de behoeften, zoals de techniek, veiligheid, gebruikerservaring en doelstellingen. Het samenstellen van een projectteam zorgt voor een collaboratieve en inclusieve aanpak. Dit leidt uiteindelijk tot nauwkeurigere en effectievere persona’s voor werkplekautomatisering.
- Analyseer de gebruikersgroepen
Begin met het identificeren van de belangrijkste gebruikersgroepen bij jouw klanten. Dit kunnen bijvoorbeeld managers, salesvertegenwoordigers, IT-medewerkers en administratief personeel zijn. Analyseer hun taken, doelen, verantwoordelijkheden, pijnen en technische behoeften.
- Verzamel gegevens
Zoek naar gegevens over de gebruikersgroepen door middel van enquêtes, interviews of observaties. Hierin valideer je de aannames die je in stap 2 hebt gedaan. Stel vragen over hun werkprocessen, gebruikte (en gewenste) tools en applicaties, communicatievoorkeuren, uitdagingen en wensen met betrekking tot werkplekautomatisering. Verzamel ook demografische gegevens, zoals leeftijd, functieniveau, gezinssituatie en ervaring.
- Identificeer patronen en gemeenschappelijke kenmerken
Analyseer de verzamelde gegevens om patronen en gemeenschappelijke kenmerken binnen elke gebruikersgroep te identificeren. Kijk naar overeenkomsten in taken, doelen, technische vaardigheden, voorkeuren en behoeften. Deze patronen vormen de basis voor het creëren van persona’s.
- Maak persona-profielen:
Voor elke gebruikersgroep creëer je als IT-dienstverlener een persona-profiel dat de belangrijkste kenmerken, doelen, uitdagingen, technische behoeften en voorkeuren samenvat. Geef elke persona een naam en een visuele representatie. Hiermee maak je het voor iedereen binnen je organisatie gemakkelijker om zich in te leven en te identificeren met de persona.
Hoeveel heb je er nodig?
Het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen het hebben van voldoende persona’s – om de diversiteit van gebruikersgroepen te vertegenwoordigen – en het vermijden van een overmatig aantal persona’s. Dat maakt het beheer en de implementatie alleen maar moeilijker. Het exacte aantal persona’s dat nodig is, varieert afhankelijk van de omvang en complexiteit van jouw organisatie. Over het algemeen wordt geadviseerd om te streven naar een beperkt aantal persona’s die de belangrijkste gebruikersgroepen goed vertegenwoordigen, ga uit van drie tot vier persona’s. Begin met de primaire gebruikersgroepen die de grootste impact hebben op werkplekautomatisering.
Houd er rekening mee dat persona’s geen statische entiteiten zijn. Zij evolueren met de tijd en veranderingen in de organisatie van je klanten en de technologie. Regelmatige evaluatie en bijwerking van persona’s is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig blijven en blijven aansluiten bij de behoeften van de gebruikersgroepen.
Voorbeeld persona’s
- Peter de Projectmanager
Peter is een ervaren projectmanager die vaak onderweg is. Hij heeft behoefte aan toegang tot projectmanagementtools, communicatie-apps en documentatie, zowel op zijn laptop als op zijn smartphone. Hij waardeert flexibiliteit en mobiliteit in zijn werkplekautomatisering, zodat hij altijd up-to-date kan blijven, waar hij zich ook bevindt. - Lisa de Salesvertegenwoordiger
Lisa is een enthousiaste salesvertegenwoordiger die veel onderweg is om klanten te bezoeken. Ze heeft behoefte aan locatie-onafhankelijke toegang tot CRM-software, presentatietools en communicatiemiddelen, zowel op haar laptop als op haar tablet. Ze waardeert efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid, zodat ze snel en effectief klantinformatie kan bijwerken en communiceren. - Max de IT-medewerker
Max is een IT-medewerker die verantwoordelijk is voor het beheer en de ondersteuning van het IT-infrastructuur van de organisatie. Hij heeft behoefte aan krachtige systeembeheer- en diagnosehulpmiddelen, ontwikkelomgevingen en toegang tot documentatie en kennisbanken. Hij waardeert aanpasbaarheid en technische diepgang om zijn taken efficiënt en effectief uit te voeren.
Conclusie
Het opstellen van persona’s voor werkplekautomatisering biedt jou als IT-dienstverleners tal van voordelen. Het stelt je in staat om een diepgaand inzicht te krijgen in de behoeften en doelen van verschillende categorieën werknemers. Hierdoor kun je aangepaste oplossingen bieden die de productiviteit en tevredenheid verbeteren.
