Er zijn maar weinig werknemers die iedere dag naar kantoor komen om daar hun werk te doen. Veel mensen vinden het prettig om een of twee dagen per week niet naar kantoor te komen en om te werken vanuit huis. Dit hybride werken vraagt echter om goede voorzieningen en een andere werkhouding. Wil je als werkgever het hybride werken goed laten verlopen, dan moet je een aantal aanpassingen doorvoeren. In dit artikel laten we je zien hoe je het thuiswerken van je teamleden zo goed mogelijk kunt faciliteren.
Zorg dat je in de cloud werkt
Het idee van thuiswerken is dat je het werk dat je normaliter op kantoor deed, nu thuis kunt doen. Dat vraagt om beschikbaarheid van het werk op het thuiskantoor. Dit regel je door in de cloud te werken. Door alle bestanden in de cloud op te slaan, kun je deze ook overal ter wereld bekijken en bewerken. Wil je het samenwerken bevorderen, zorg er dan voor dat al je medewerkers in dezelfde cloud werken. Daardoor kunnen bestanden eenvoudig uitgewisseld worden zonder dat je bang hoeft te zijn dat de ene persoon de bestanden van de andere persoon niet kan openen en bewerken. Door met een uniforme omgeving te werken, kun je je beveiliging ook beter regelen, daarover later meer.
Faciliteer goede programma’s voor je medewerkers
Thuiswerken brengt flexibiliteit met zich mee, maar alleen wanneer je dit aanbiedt binnen duidelijke kaders. Zorg er daarom voor dat de basis van de online omgeving voor iedereen hetzelfde is. Dat doe je door bijvoorbeeld met Office 365 zakelijk te gaan werken. Dit pakket biedt een collectie van hoogwaardige programma’s waar negentig procent van de werknemers uitermate goed mee uit de voeten kan. Of je nu een rapport moet schrijven, of dat je de administratie bij moet houden; met het Office zakelijk 365 pakket is het allemaal mogelijk. Het voordeel van dit pakket is dat je mensen eenvoudig kunnen samenwerken in dezelfde bestanden en dat je werk altijd automatisch opgeslagen wordt waardoor je nooit werk kwijtraakt. Oudere versies blijven ook beschikbaar omdat je in het logboek kunt kijken wanneer iemand iets aangepast of gewijzigd heeft. Zo weet je zeker dat je constructief kunt werken en dat je geen tijd kwijt bent aan allerlei randzaken.
Thuiswerken biedt meer flexibiliteit, maar vraagt meer discipline
Tot slot: thuiswerken biedt veel flexibiliteit, maar het vraagt ook om meer discipline van je mensen. Het toezicht valt namelijk weg waardoor je sneller geneigd bent om even je social media te controleren, of om even een appje te sturen wanneer je aan het werk bent. Wil je zorgen voor een betere focus, installeer dan apps waarmee je afleiding kunt blokkeren. Daarnaast is het ook verstandig om pauzes in te bouwen. Werk bijvoorbeeld ‘s ochtends een aantal uur, neem dan een pauze waarin je echt even iets anders gaat doen, en pak het werk dan weer op. Je zult merken dat je je beter kunt concentreren en dat je veel gedaan kunt krijgen op een dag.
