Ruim een kwart van de Nederlandse werknemers (28 procent) heeft licenties voor software die ze helemaal niet gebruiken. Dat blijkt uit de IT-Indicator 2026 van Aces Direct. Het uitgeven van licenties verloopt bij de meeste organisaties goed, het opzeggen blijft achter. Daarnaast deelt één op de vijf werknemers een softwareaccount met collega’s.
Het onderzoek is uitgevoerd door Aces Direct, een IT-dienstverlener uit Tilburg. Voor de IT-Indicator 2026 ondervroeg het bedrijf 1.018 werkende Nederlanders bij organisaties met 250 tot 1.200 medewerkers. Naast licentiebeheer kijkt de peiling naar het delen van softwareaccounts tussen collega’s. Aces Direct stelt dat ongebruikte licenties een kostenpost vormen die grotendeels buiten beeld blijft.
Uitgifte op orde, opzeggen niet
Bij het verstrekken van licenties lijkt het beleid bij de ondervraagde organisaties te werken. Van de werknemers had 56 procent bij indiensttreding alle benodigde licenties op de laptop staan. Een even groot deel geeft aan dat een verlopen licentie binnen de organisatie snel weer actief wordt.
Volgens Aces Direct ontstaan de problemen pas wanneer een licentie niet meer nodig is. In veel gevallen loopt die dan gewoon door. Abonnementen stapelen zich zo op zonder dat iemand controleert of ze nog worden gebruikt. Het bedrijf noemt geen bedragen en maakt niet inzichtelijk om welke softwarepakketten het gaat.
Gedeelde accounts en herleidbaarheid
Het onderzoek brengt ook het omgekeerde in beeld: één licentie die door meerdere mensen wordt gebruikt. Van de werknemers deelt 21 procent een softwareaccount met collega’s. Voor het dagelijkse werk is dat praktisch, maar handelingen zijn daardoor niet meer te herleiden tot één persoon.
Bij een incident, audit of datalek valt dan niet vast te stellen wie op welk moment wat heeft gedaan. Aces Direct stelt dat de besparing die een organisatie realiseert door accounts te delen zich dubbel terugbetaalt zodra die organisatie moet uitleggen wat er is gebeurd.
Twee keer per jaar controleren
Sven van Boxtel, CEO van Aces Direct, wijst erop dat er altijd een reden is om een licentie aan te zetten, maar dat zelden iemand hem weer uitzet. Hij adviseert organisaties om twee keer per jaar het werkelijke gebruik naast de licentieadministratie te leggen. Licenties die niet meer worden gebruikt, kunnen dan worden opgezegd. Medewerkers die nog een account delen, horen volgens Van Boxtel een eigen inlog te krijgen.
Van Boxtel benadrukt dat het geen groot project is. Hij verwacht dat organisaties er direct mee besparen en dat ze bij een audit of incident beter kunnen aantonen wie welke handeling heeft uitgevoerd.
Het volledige rapport is te lezen via IT-Indicator 2026.
